Kurumsal Belgeler Üzerinden Elektronik Kaynak Yönetimi: Üniversite Kütüphanelerine Yönelik Rubrik Temelli Bir Analiz

Çakırer Kurt S., Ulugöl E.

ÜNAK 2025 Sempozyumu “Dijital Çağda Bellek Kurumları: Dönüşüm, Konumlama ve Gelecek Perspektifleri, Zonguldak, Türkiye, 11 - 13 Eylül 2025, (Yayınlanmadı)

  • Yayın Türü: Bildiri / Yayınlanmadı
  • Basıldığı Şehir: Zonguldak
  • Basıldığı Ülke: Türkiye
  • Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi Adresli: Evet

Özet

Üniversite kütüphaneleri, yükseköğretim kurumlarının bilimsel üretim, bilgiye erişim ve akademik destek hizmetleri açısından vazgeçilmez yapılarındandır. Bu hususta üniversite kütüphanelerinin iç işleyişini, iletişim biçimlerini ve hizmet süreçlerini şekillendiren temel unsurların başında örgütsel yapı yer almaktadır. Kurumsal devamlılığı hedefleyen her örgüt, sürekli değişen koşulları dikkate alarak yapı ve yapılanma süreçlerini stratejik biçimde planlamak ve yönetmek zorundadır (Alaca & Yılmaz, 2021).

Bu çalışma, Marmara Bölgesinde yer alan devlet üniversitesi kütüphaneleri elektronik kaynak yönetimi yaklaşımlarını, kurumsal belgeler üzerinden geliştirilen bir rubrik aracılığıyla değerlendirmeyi amaçlamaktadır. Elektronik kaynaklar, üniversite kütüphanelerinin dijital dönüşümünde kritik bir rol üstlenirken, bu kaynakların etkin ve sürdürülebilir yönetimi büyük ölçüde kurumsal politikalar ve yazılı belgelerle yönlendirilmektedir.

Araştırma kapsamında, üniversitelerin kütüphane ve dokümantasyon birimlerine ait stratejik planlar, faaliyet raporları, kütüphane yönergeleri ve iç düzenlemeler gibi kamuya açık kurumsal belgeler sistematik olarak incelenmiştir. Belirlenen belgeler, elektronik kaynak yönetimine ilişkin içerik açısından özel olarak geliştirilen bir rubrik çerçevesinde analiz edilmiştir. Rubrik; belgenin güncelliği, varlığını, erişilebilirliğini, görev yetki ve sorumluluklarını gibi temel bileşenleri içermektedir.

Bulgular, devlet üniversiteleri arasında elektronik kaynak yönetimine ilişkin kurumsal belge üretiminde ve içeriğinde anlamlı farklılıklar bulunduğunu ortaya koymuştur. Bazı üniversitelerde bu belgeler kapsamlı ve stratejik bir yapı sergilerken, bazı kurumlarda ise bu alana yönelik açık bir politika veya belge bulunmamaktadır. Bu durum, üniversite kütüphanelerinde elektronik kaynak yönetiminin kurumsallaşma düzeyini doğrudan etkilemektedir.

Çalışma sonucunda, elektronik kaynak yönetiminin kurumsal belgeler aracılığıyla izlenebilirliğinin ve değerlendirme ölçütlerinin güçlendirilmesi gerektiği vurgulanmakta; üniversite kütüphanelerinde yönetimsel şeffaflık, etkililik ve hesap verebilirlik ilkelerinin sağlanabilmesi için kurumsal yönergelerin güncellenmesi, organizasyonel yapının açık biçimde tanımlanması ve bu yapıların düzenli aralıklarla değerlendirilmesi önerilmektedir.

University libraries are indispensable components of higher education institutions in terms of scientific production, access to information, and academic support services. In this regard, organizational structure is one of the fundamental elements shaping the internal functioning, communication styles, and service processes of university libraries. Every organization aiming for institutional continuity must strategically plan and manage its structure and structuring processes, taking into account constantly changing conditions (Alaca & Yılmaz, 2021).

This study aims to evaluate the electronic resource management approaches of state university libraries in the Marmara Region through a rubric developed based on institutional documents. While electronic resources play a critical role in the digital transformation of university libraries, the effective and sustainable management of these resources is largely guided by institutional policies and written documents.

As part of the research, publicly available institutional documents such as strategic plans, activity reports, library guidelines, and internal regulations belonging to university libraries and documentation units were systematically examined. The identified documents were analyzed for their content related to electronic resource management within the framework of a specially developed rubric. The rubric includes key components such as the document's currency, existence, accessibility, duties, authorities, and responsibilities. The findings revealed significant differences in the production and content of institutional documents related to electronic resource management among public universities. While some universities have a comprehensive and strategic structure, others lack a clear policy or document addressing this area. This directly impacts the level of institutionalization of electronic resource management in university libraries.

The study emphasizes the need to strengthen the traceability and evaluation criteria for electronic resource management through institutional documents. It also recommends updating institutional guidelines, clearly defining organizational structures, and regularly evaluating these structures to ensure administrative transparency, effectiveness, and accountability in university libraries.